Procurement Check-up
Il primo passo per ridurre i costi di acquisto e gestirli con metodo: una fotografia chiara di quanto spendete, con quali fornitori e come comprate, e delle opportunità su cui conviene intervenire per prime.
Non si può migliorare ciò che non si vede.
In molte aziende gli acquisti crescono insieme all’attività: nuovi fornitori si aggiungono, i contratti si rinnovano, le decisioni si distribuiscono tra persone e reparti diversi. I dati per capire quanto si spende e dove ci sono già, nelle fatture che ricevete ogni giorno. Mancano solo organizzati in modo utile a decidere.
Una spesa che nessuno vede per intero.
Ogni reparto conosce i propri acquisti, ma nessuno ha il quadro complessivo per categoria.
Fornitori accumulati nel tempo.
Rapporti nati per necessità e mai rimessi in discussione, a volte per gli stessi beni o servizi.
Decisioni senza priorità.
Senza una mappa è difficile capire dove intervenire prima e dove invece non vale la pena.
Una spend analysis strutturata dei vostri acquisti.
Il Procurement Check-up parte dalle fatture elettroniche che la vostra azienda già riceve e da poche informazioni sui fornitori principali. Ogni voce di spesa viene classificata secondo un criterio pensato per gli acquisti: non per conto contabile né per nome del fornitore, ma per mercato di fornitura, cioè raggruppando ciò che si compra dagli stessi tipi di fornitori e si negozia con le stesse leve.
Le voci di spesa più rilevanti vengono verificate una per una da noi, non lasciate a una classificazione automatica. Il risultato è una lettura della spesa che serve a decidere, non un semplice estratto contabile.
Un report chiaro e un incontro per discuterlo.
Al termine dell’analisi vi consegniamo un report sintetico e lo presentiamo in un incontro dedicato, per commentarlo insieme e rispondere alle vostre domande.
Sintesi.
I numeri essenziali e le conclusioni principali.
Dove va la spesa.
Come si distribuisce la spesa per acquisti tra le diverse categorie, e quali pesano davvero.
Chi sono i vostri fornitori.
Quanti sono, quanto la spesa è concentrata o frammentata, dove dipendete da pochi fornitori.
Come compra l’azienda.
Quali acquisti avvengono con contratti continuativi, quali con ordini ripetuti e quali come acquisti singoli.
Opportunità prioritarie.
Le principali aree su cui conviene intervenire, in ordine di priorità.
In appendice trovate l’elenco completo dei fornitori analizzati e la descrizione dei dati e del metodo usati, così ogni risultato è verificabile.
Quattro passaggi, con un impegno minimo da parte vostra.
Primo colloquio.
Conosciamo la vostra azienda, chiariamo cosa analizzeremo e quali dati servono.
Raccolta dei dati.
Ci inviate l’export delle fatture elettroniche ricevute e compilate una breve scheda sui fornitori principali. Le spese che non passano dalla fatturazione elettronica, come assicurazioni, servizi bancari o affitti, le indicate in forma riepilogativa.
Analisi.
Classifichiamo e verifichiamo la spesa, analizziamo fornitori e modalità di acquisto, individuiamo le opportunità.
Restituzione.
Vi presentiamo il report in un incontro e, se vi interessa, una proposta su come proseguire.
Il primo passo verso una gestione strutturata
Il punto di partenza dell’ufficio acquisti esterno.
Il Procurement Check-up ha valore da solo: il report resta vostro e potete usarlo come preferite. È anche la base su cui costruire una gestione continuativa degli acquisti. Le categorie e le priorità emerse diventano il perimetro su cui Quadrys può lavorare come vostro ufficio acquisti esterno: cercare e qualificare fornitori, confrontare le offerte, negoziare le condizioni.
Se e come proseguire lo decidete voi, dopo aver visto i risultati.
Scopri l’ufficio acquisti esternoPer le imprese che comprano molto ma non hanno un ufficio acquisti.
Il Procurement Check-up è pensato per le aziende di qualunque settore che hanno esigenze di acquisto articolate ma non una funzione dedicata, o in cui gli acquisti sono distribuiti tra più persone. È utile anche a chi un ufficio acquisti ce l’ha e vuole uno sguardo esterno e indipendente sulla propria spesa.
Indipendenza e riservatezza
Un’analisi fatta solo nel vostro interesse.
Indipendenti dai fornitori.
Quadrys non riceve commissioni né altre remunerazioni da chi vende beni o servizi: le opportunità che indichiamo non dipendono da accordi con nessuno.
I vostri dati restano vostri.
Li usiamo solo per il Check-up, separati da quelli di ogni altro cliente, e non li condividiamo con fornitori di beni e servizi né li usiamo per altri scopi.
Nessun cambiamento imposto.
Il Check-up non modifica nulla nei vostri rapporti con i fornitori: vi dà gli elementi per decidere.
Domande frequenti
Che differenza c’è tra il Check-up e una spending review aziendale?
Una spending review aziendale è una revisione dei costi, spesso fatta per decidere quali voci tagliare. Il Procurement Check-up è una spend analysis dedicata agli acquisti: non vi dice cosa smettere di comprare, ma ricostruisce quanto spendete, con quali fornitori e come comprate, e indica dove conviene intervenire per ottenere condizioni migliori.
Quali dati servono esattamente?
L’export delle fatture elettroniche ricevute, una breve scheda sui fornitori principali e un riepilogo delle spese senza fattura elettronica. Nel primo colloquio vi indichiamo come estrarre i dati.
E se una parte della spesa non ha fattura elettronica?
Assicurazioni, servizi bancari, affitti o fornitori esteri si indicano in forma riepilogativa. Così il quadro è completo anche senza documenti aggiuntivi.
Dopo il Check-up devo proseguire con Quadrys?
No. Il report resta vostro e potete usarlo liberamente. Se vi interessa, vi presentiamo una proposta per proseguire: se e come farlo lo decidete voi.
Il Check-up indica quanto posso risparmiare?
No: indica dove conviene intervenire e con quale priorità. Il risparmio effettivo dipende dalle negoziazioni, per questo non lo promettiamo in anticipo.
Quali sono le condizioni economiche?
Ve le presentiamo nel primo colloquio, prima di qualsiasi impegno.
Devo cambiare i miei fornitori?
No: si cambia fornitore solo se lo decidete voi. Cerchiamo alternative ma negoziamo anche con i fornitori che già usate, e possiamo consigliarvi di restare con quello attuale. Il Procurement Check-up, in particolare, è un’analisi: non contatta i vostri fornitori e non cambia i contratti in essere.
Chi vede i dati della mia azienda?
I dati sono usati solo per il vostro incarico, con accesso riservato e separati da quelli degli altri clienti. Non sono mai condivisi con fornitori di beni e servizi.
Procurement Check-up
Scoprite come compra davvero la vostra azienda.
Il primo passo è un colloquio per conoscervi e capire quali dati servono.