Domande frequenti
Avete dubbi su come funziona Quadrys e su cosa comporta affidarsi a un ufficio acquisti esterno? In questa sezione trovate le risposte alle domande più frequenti sul nostro servizio, sulle modalità di collaborazione e sul ruolo di Quadrys nel processo di acquisto della vostra azienda.
Il servizio
Che cos’è un ufficio acquisti esterno?
È una forma di outsourcing degli acquisti: una funzione acquisti esterna, indipendente e continuativa, che cerca e qualifica i fornitori, confronta le offerte, negozia le condizioni e misura i risparmi. La vostra azienda ne dispone senza assumere personale né creare una nuova funzione interna.
In cosa è diverso da un broker, un agente o una centrale d’acquisto?
Quadrys è pagata solo da voi e non ha prodotti da vendere, mentre broker, agenti e intermediari sono spesso pagati dai fornitori o ne rappresentano i prodotti. Inoltre non acquista in nome proprio: negozia per conto vostro, e voi comprate direttamente dai fornitori.
Che differenza c’è tra un ufficio acquisti esterno e un consulente acquisti?
Un consulente acquisti di solito interviene su un progetto definito: analizza la situazione, dà le sue raccomandazioni e lascia a voi la messa in pratica. Un ufficio acquisti esterno lavora invece in modo continuativo: oltre ad analizzare, cerca i fornitori, raccoglie e confronta le offerte, negozia le condizioni e misura i risparmi, una richiesta dopo l’altra. Con Quadrys si parte dal Procurement Check-up e, se decidete di proseguire, Quadrys diventa il vostro ufficio acquisti in outsourcing.
Per quali aziende è pensato?
Per le aziende di qualunque settore con acquisti articolati, che non hanno un ufficio acquisti dedicato o in cui gli acquisti sono distribuiti tra più persone. È pensato anche per le aziende che vogliono rafforzare chi già si occupa di acquisti.
Quadrys sostituisce chi oggi si occupa degli acquisti in azienda?
No, lo affianca. Quadrys si occupa di ricerca, confronto e negoziazione; le persone della vostra azienda restano il riferimento per i fabbisogni e per le decisioni.
Lavorate con aziende del mio settore?
Lavoriamo con aziende di qualunque settore. Ragioniamo per mercati di fornitura, cioè su cosa si compra e da chi, più che sul settore in cui opera la vostra azienda.
Il Procurement Check-up
Perché bisogna partire dal Procurement Check-up?
Perché prima di intervenire serve sapere dove va la spesa, chi sono i fornitori e come compra la vostra azienda. Il Procurement Check-up dà questa base e permette di scegliere insieme le categorie di acquisto da cui partire.
Che differenza c’è tra il Check-up e una spending review aziendale?
Una spending review aziendale è una revisione dei costi, spesso fatta per decidere quali voci tagliare. Il Procurement Check-up è una spend analysis dedicata agli acquisti: non vi dice cosa smettere di comprare, ma ricostruisce quanto spendete, con quali fornitori e come comprate, e indica dove conviene intervenire per ottenere condizioni migliori.
Quali dati servono esattamente?
L’export delle fatture elettroniche ricevute, una breve scheda sui fornitori principali e un riepilogo delle spese senza fattura elettronica. Nel primo colloquio vi indichiamo come estrarre i dati.
E se una parte della spesa non ha fattura elettronica?
Assicurazioni, servizi bancari, affitti o fornitori esteri si indicano in forma riepilogativa. Così il quadro è completo anche senza documenti aggiuntivi.
Dopo il Check-up devo proseguire con Quadrys?
No. Il report resta vostro e potete usarlo liberamente. Se vi interessa, vi presentiamo una proposta per proseguire: se e come farlo lo decidete voi.
Il Check-up indica quanto posso risparmiare?
No: indica dove conviene intervenire e con quale priorità. Il risparmio effettivo dipende dalle negoziazioni, per questo non lo promettiamo in anticipo.
Quali sono le condizioni economiche?
Ve le presentiamo nel primo colloquio, prima di qualsiasi impegno.
Come lavoriamo insieme
Come si definisce su cosa lavora Quadrys?
Dopo il Procurement Check-up concordiamo insieme le categorie di acquisto, chi in azienda ci passa le richieste, il valore minimo oltre il quale una richiesta è gestita da Quadrys e come si approvano le proposte.
Devo affidare a Quadrys tutti gli acquisti?
No. Definiamo insieme le categorie di acquisto su cui lavoriamo e il valore minimo oltre il quale una richiesta passa a noi. Il resto continua a funzionare come oggi.
Si può partire da poche categorie?
Sì. Si può partire dalle categorie prioritarie emerse dal Procurement Check-up e aggiungerne altre nel tempo, quando lo ritenete utile.
Chi decide sugli acquisti?
Sempre voi. Quadrys vi presenta le alternative con una raccomandazione; voi approvate le proposte, firmate i contratti ed emettete gli ordini.
Devo cambiare i miei fornitori?
No: si cambia fornitore solo se lo decidete voi. Cerchiamo alternative ma negoziamo anche con i fornitori che già usate, e possiamo consigliarvi di restare con quello attuale. Il Procurement Check-up, in particolare, è un’analisi: non contatta i vostri fornitori e non cambia i contratti in essere.
Posso continuare a comprare direttamente quando voglio?
Sì. Quadrys gestisce solo le richieste che rientrano nel perimetro concordato: tutto il resto continua come oggi. E poiché ordini e contratti restano vostri, il rapporto diretto con i fornitori non si interrompe.
Chi, in azienda, lavora con Quadrys?
Le persone che indicate all’avvio: sono loro a segnalarci gli acquisti da fare o le offerte ricevute.
Quanto devo coinvolgere il mio personale?
Il minimo indispensabile: segnalare le richieste, chiarire i fabbisogni e approvare le proposte. Ricerca, confronto e negoziazione li segue Quadrys.
Risparmi e risultati
Come si riducono i costi di un’azienda senza tagliare il personale?
Partendo dagli acquisti. Beni e servizi comprati da fornitori sono una parte importante dei costi, e spesso la meno presidiata: contratti rinnovati senza confronto, fornitori mai rimessi in discussione, offerte non confrontate. Analizzare la spesa, individuare le priorità e negoziare condizioni migliori permette di ridurre i costi comprando le stesse cose, senza rinunciare a nulla. Il primo passo è il Procurement Check-up.
Come viene misurato il risparmio?
È la differenza tra il prezzo di partenza e il prezzo negoziato, sulle stesse quantità. Il prezzo di partenza è l’offerta che avete ricevuto o le condizioni precedenti per la stessa fornitura. Ogni risparmio è registrato per ogni acquisto gestito e riportato nel rendiconto periodico.
Contano anche le variazioni di mercato?
No. Conta solo il prezzo negoziato: a Quadrys non si attribuiscono variazioni di mercato o di volumi.
Garantite un risparmio?
No. Non promettiamo risultati in anticipo: ogni risparmio ottenuto è misurato, documentato e verificabile.
Come vengo informato dei risultati?
Con un rendiconto periodico delle richieste gestite e dei risparmi ottenuti.
Indipendenza
Chi paga Quadrys?
Solo i propri clienti. Quadrys non riceve commissioni, provvigioni o altri compensi dai fornitori.
Avete accordi con i fornitori che proponete?
No. Non abbiamo accordi commerciali con fornitori che possano influenzare le nostre proposte e non riceviamo commissioni, provvigioni o altre remunerazioni da loro.
Potete consigliarmi di non cambiare fornitore?
Sì. Se le condizioni che avete sono già le migliori, ve lo diciamo: lavoriamo nel vostro interesse, non per farvi cambiare fornitore. In ogni caso la decisione resta vostra.
Dati e riservatezza
Che dati della mia azienda analizzate?
Le fatture elettroniche ricevute e le informazioni che ci fornite sulla spesa e sui fornitori principali.
Chi vede i dati della mia azienda?
I dati sono usati solo per il vostro incarico, con accesso riservato e separati da quelli degli altri clienti. Non sono mai condivisi con fornitori di beni e servizi.
Le analisi sono automatiche?
Non del tutto. Una piattaforma proprietaria organizza e classifica la spesa, ma le voci più rilevanti sono sempre verificate da una persona. Le conclusioni e le raccomandazioni nascono dal giudizio umano.
Primo colloquio